Trong quan hệ lao động, đối thoại là sự trao đổi thông tin giữa các chủ thể quan hệ lao động (hoặc các đại diện của họ) về những vấn đề cùng quan tâm phát sinh từ hoạt động thuê mướn lao động.

Đối thoại bao gồm các hình thức cơ bản là chia sẻ thông tin, tham vấn hoặc thương lượng. Đối thoại có thể diễn ra ở cấp quốc gia, cấp ngành hay cấp doanh nghiệp (còn gọi là đối thoại tại nơi làm việc).

Tầm quan trọng của việc thiết lập các kênh đối thoại tại nơi làm việc

Đối thoại tại nơi làm việc bao gồm tất cả các cách thức nhằm trao đổi thông tin giữa người sử dụng lao động và người lao động về những vấn đề cùng quan tâm phát sinh tại nơi làm việc.

Thiết lập và vận hành hiệu quả các kênh đối thoại tại nơi làm việc giúp các bên trong quan hệ lao động tăng cường hiểu biết lẫn nhau, phát hiện sớm và cùng nhau giải quyết các vấn đề ngay từ khi mới phát sinh.

Đối với doanh nghiệp, đối thoại góp phần làm tăng năng suất lao động, tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chí phí và đảm bảo tiến độ sản xuất. Đối với người lao động, đối thoại giúp cải thiện môi trường làm việc, tăng khả năng sáng tạo, tăng thu nhập và tăng cơ hội phát triển.

Trong quan hệ lao động, đối thoại giúp giảm nguy cơ xảy ra tranh chấp lao động, tạo lập các mối quan hệ lao động thân thiện, hài hòa, ổn định và ngày càng tiến bộ.

Các nguyên tắc cần lưu ý khi thiết lập và vận hành các kênh đối thoại tại nơi làm việc

Thứ nhất, đối thoại phải xoay quanh các nội dung thật và xuất phát từ lợi ích thực sự của các bên. Các kênh đối thoại chỉ hiệu quả và thực chất nếu nó được thiết lập để giải quyết những vấn đề mà cả hai bên đều thực sự quan tâm. Nghĩa là, cả hai bên đều có thiện chí và hiểu rõ lợi ích mình có được từ việc đối thoại.

Thứ hai, kênh đối thoại cần đa dạng, linh hoạt và đổi mới thường xuyên để phù hợp với từng nội dung, mục đích, hoàn cảnh và chủ thể tham gia đối thoại. Tại nơi làm việc các vấn đề luôn nảy sinh và rất đa dạng, vấn đề này được giải quyết thì vấn đề mới lại nảy sinh. Mỗi vấn đề cần có một cách thức phù hợp để đối thoại.

Thứ ba, cần phát huy sự tham gia tích cực của người lao động trong việc thiết lập và vận hành cách kênh đối thoại tại nơi làm việc. Sự tham gia tích cực của mọi người lao động là động lực để duy trì dòng thông tin cũng như đổi mới cách thức hoạt động của các kênh đối thoại.

Thứ tư, đối thoại phải hướng tới sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp trong sự hài hòa về lợi ích với người lao động. 

Nội dung đối thoại không chỉ xoay quanh những kiến nghị hay thắc mắc của người lao động mà cần hướng tới sự phát triển của doanh nghiệp.  Do đó, trong đối thoại quyền và lợi ích của người lao động cần lồng ghép trong các vấn đề chung của doanh nghiệp như đảm bảo an toàn lao động, giảm chi phí, nâng cao chất lượng và năng suất lao động.

Nội dung đối thoại tại nơi làm việc

Mặc dù Bộ luật Lao động quy định 6 nhóm nội dung nhưng trong thực tế, nội dung đối thoại có thể là bất kỳ vấn đề gì phát sinh từ hoạt động thuê mướn lao động tại nơi làm việc mà các bên cùng quan tâm. Những vấn đề như vậy rất đa dạng và thường xuyên phát sinh. Do đó, các doanh nghiệp khó có thể cùng một lúc đối thoại và giải quyết được tất cả các vấn đề. Chính vì vậy, tùy thuộc điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà các bên cùng phân tích và lựa chọn nội dung đối thoại theo mức độ ưu tiên. Đối thoại cần được tiến hành từng bước từ ít nội dung đến nhiều nội dung, từ nội dung dễ đồng thuận đến các nội dung khó đồng thuận.

Một số kênh đối thoại tại nơi làm việc

Hình thức đối thoại tại nơi làm việc phải linh hoạt và tùy thuộc điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, trong thực tế các kênh đối thoại tại các nơi làm việc rất phong phú và đa dạng. Mỗi kênh có những ưu điểm, nhược điểm và điều kiện vận dụng hiệu quả riêng. Để tăng hiệu quả đối thoại, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập và vận hành kết hợp nhiều kênh đối thoại khác nhau. Tùy điều kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn kết hợp các kênh đối thoại phổ biến sau:

Thứ nhất: Họp “10 phút” trước ca làm việc

Đây là cuộc họp diễn ra hàng ngày, được tổ chức tại nơi làm việc nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề ngay từ khi mới phát sinh. Việc tổ chức các cuộc họp nhanh đầu mỗi ca làm việc thể hiện thiện chí của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc thường xuyên mở ra những cơ hội đối thoại trực tiếp giữa công nhân và doanh nghiệp. Tại các cuộc họp này công nhân được nêu ra các câu hỏi, được lập tức đưa ra các ý kiến phản hồi về những vấn đề mới.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp nhanh đầu ca và ngay tại nơi làm việc. Thời gian tổ chức cuộc họp nên được quy định chính xác và không nên kéo dài quá 10 phút. Tùy điều kiện, doanh nghiệp có thể quy định thời gian họp là 9 phút hoặc 8 phút để tăng thêm tính cô đọng và chính xác trong đối thoại cũng như phong cách làm việc nói chung tại doanh nghiệp.

Trong cuộc họp này, các quản đốc (quản lý) chỉ đóng vai trò chủ trì và thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin vào tạo không khí làm việc tốt cho ngày mới. Vì vậy, không nên kỳ vọng giải quyết được các vụ việc trong thời gian của cuộc họp. Đặc biệt, không nên đề cập đến những vấn đề cá nhân. Những vấn đề này sẽ được giải quyết sau bằng những kênh đối thoại khác. Các cuộc họp này nên tập trung vào mức năng suất và chất lượng sản xuất của ngày hôm trước, mục tiêu và chất lượng của ngày hôm sau, các vấn đề khác mới phát sinh.

Thứ hai: Hòm thư đề xuất

Lãnh đạo doanh nghiệp cần có một chính sách rõ ràng nhằm sử dụng hòm thư đề xuất như một công nghệ trong đối thoại, trong đó có sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo doanh nghiệp về việc ủng hộ mọi người lao động đều được tham gia vào việc cải tiến liên tục quy trình nhận, xử lý và phản hồi thông tin. Doanh nghiệp có thể thiết lập và duy trì hòm thư đề xuất theo mô hình sau:

- Về tên gọi: Hòm thư có thể được đặt tên là “Hòm thư đề xuất” hoặc một tên khác nhằm tạo cảm hứng sáng tạo và xây dựng cho người lao động, tránh các quan điểm tiêu cực cho rằng hòm thư là nơi tố cáo.

- Về vị trí: Một doanh nghiệp có thể đặt nhiều hòm thư. Hòm thư nên đặt nơi có nhiều người qua lại để người lao động dễ dàng bỏ thư.

- Về thiết kế kỹ thuật: Hòm thư cần được thiết kế trang trọng để thể hiện sự tôn vinh đối với đóng góp của người lao động. Tốt nhất là đặt giữa một bức tường lớn được thiết kế độc lập trên đó ghi: tên hòm thư, những quy định cơ bản về hòm thư, những thông báo về kết quả xử lý thư và chủ đề thông tin.

- Về nội dung: Nội dung đề xuất nên được đổi mới theo các chủ đề khác nhau. Những ý kiến được đóng góp là những đề xuất hay giải pháp chứ không đơn thuần là phản ánh các hiện tượng nhất là hiện tượng tiêu cực. Vì vậy, nên quy định rõ và thể hiện thái độ dứt khoát không xem xét đơn thư nặc danh.

- Về tổ chức: Doanh nghiệp nên thành lập bộ phận xử lý thư. Trong đó, thành phần gồm giám đốc nhân sự và đại diện công đoàn. Bộ phận này có trách nhiệm nhận thư, tổng hợp ý kiến, kết hợp với các bộ phận khác để xử lý thư và trả lời những ý kiến đề xuất.

- Về hoạt động: Công ty nên quy định và công bố công khai rõ thời gian mở hòm thư, người mở thư, thời gian phản hồi thông tin. (Chẳng hạn, quy định mở thư vào 15h chiều thứ sáu hàng tuần và trả lời người lao động trong vòng 1 tuần). Đồng thời, nghiêm cấm mọi hình thức tiết lộ danh tính (nếu người lao động không muốn) hay các hành vi trả đũa người lao động. Đối với những đề xuất quan trọng có thể mời chính người đề xuất tham gia vào các tổ nghiên cứu áp dụng đề xuất.

- Hoạt động bổ trợ: doanh nghiệp có thể tổ chức các hoạt động tuyên truyền nhằm thúc đẩy hoạt động của hòm thư như tổ chức cắt băng khánh thành hòm thư, thông báo về hoạt động của hòm thư bằng loa phóng thanh, kết hợp với các kênh thông tin khác…

Thứ ba: Xây dựng quy chế giải quyết khiếu nại nội bộ

Chủ doanh nghiệp có thể lấy ý kiến người lao động để xây dựng chính sách giải quyết khiếu nại nội bộ. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể quy định các thủ tục giải quyết bất bình, khiếu nại nội bộ gồm các bước như sau:

- Bước 1: Người lao động nêu bất bình lên cấp quản đốc (hay trưởng phòng). Quản đốc phân xưởng (hay trưởng phòng) có trách nhiệm giải quyết vấn đề và trả lời người lao động trong vòng 5 ngày. Nếu vấn đề chưa được giải quyết thoả đáng người lao động có thể đưa vấn đề lên giám đốc doanh nghiệp.

- Bước 2: Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm giải quyết vấn đề trong vòng 5 ngày. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết được thoả đáng, doanh nghiệp sẽ sử dụng cơ chế hoà giải.

- Bước 3: Doanh nghiệp tổ chức một cuộc họp có đại diện công đoàn để các bên cùng thảo luận về vấn đề. Trong cuộc họp này, doanh nghiệp có thể mời hoà giải viên lao động địa phương cùng tham gia giải quyết.

- Bước 4: Nếu các bước giải quyết nội bộ không thành công, người lao động có thể nhờ đến các thủ tục pháp lý chính thức từ bên ngoài, chẳng hạn gửi đơn đến công đoàn cấp trên hoặc toà án lao động địa phương.

Thứ tư: Tổ chức các hoạt động giao lưu, dã ngoại

Tổ chức các hoạt động giao lưu, dã ngoại là một kênh trao đổi thông tin hiệu quả. Các hoạt động này là cơ hội để người sử dụng lao động tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của người lao động. Ngược lại, qua các hoạt động này, người lao động có thể hiểu hơn về thiện chí cũng như mục tiêu và bối cảnh của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chăm lo tốt hơn đời sống người lao động. Ngược lại, người lao động gắn bó hơn với doanh nghiệp, nhất là trong những giai đoạn khó khăn trong sản xuất kinh doanh. Các hoạt động dã ngoại mà doanh nghiệp có thể tổ chức theo định kỳ là: vui chơi thể thao, du lịch, xem phim, liên hoan… Chẳng hạn, công ty có thể quy định mỗi tháng, quản đốc phân xưởng phải có trách nhiệm tổ chức một buổi liên hoan nhẹ (kéo dài 30 đến 60 phút) hoặc 6 tháng một lần các phân xưởng tự tổ chức đi dã ngoại một lần với kinh phí phù hợp do công ty hỗ trợ.

Thứ năm: Các kênh thông tin khác

Ngoài các kênh thông tin trên, tuỳ theo quy mô và điều kiện cụ thể doanh nghiệp có thể tổ chức các kênh thông tin khác như bảng tin, mạng nội bộ, webside, loa phóng thanh, sử dụng tin nhắn điện thoại, bảng biểu dán tại nơi nghỉ giải lao giữa ca…

Thiết lập và vận hành hiệu quả các kênh đối thoại tại nơi làm việc không chỉ giúp xây dựng và củng cố các mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định mà còn góp phần làm giảm chi phí, tăng năng suất lao động và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường.